«Ферреро Руссия» внедрила и использует для работы со складом бухгалтерских документов электронный архив «Этлас». Такое решение позволило кардинально снизить расходы на содержание архива, при этом работать с документами стало удобнее. Об этом CNews сообщил представитель компании «Этлас-софт», разработчика «Этлас».
Компания «Ферреро Руссия» — производитель кондитерских изделий. Как и у любой фабрики, у компании много контрагентов — поставщиков сырья и упаковки и покупателей готовой продукции. Ежедневно фабрика сталкивается с большим объёмом бухгалтерской и финансовой документации.
По нормам действующего законодательства для договоров, счетов, актов выполненных работ и тому подобных документов установлен срок хранения 5 лет, при этом многие бухгалтерские документы должны оформляться только на бумаге. Это значит, что для их хранения в течение установленного срока необходим специально оборудованный склад.
Недостатки бумажных документов давно и хорошо известны. В числе самых значительных: необходимость тратить значительное время на поиск нужного документа, риск потери или появления дубликатов, расходы на пересылку.
Электронные архивы устраняют многие проблемы и позволяют в большинстве случаев работать с бумажным архивом почти так же удобно, как и с электронным: опись бумажного архива составляется в электронном виде — на поиск нужного документа уходит несколько секунд; в электронной карточке документа указывается его место на складе бумажных оригиналов — на поиск нужного дела и документа требуется минимум времени; при необходимости можно использовать электронную копию бумажного оригинала, которую заверяют электронной цифровой подписью; программное обеспечение электронного архива может иметь инструменты для быстрого автоматического ввода данных в электронную базу, в том числе осуществлять потоковое сканирование бумажных оригиналов; доступ к электронному архиву может осуществляться дистанционно через интернет.
безопасность
Чтобы использовать эти и другие преимущества современных информационных технологий, руководство фабрики «Ферреро Руссия» решило оптимизировать работу с бухгалтерскими документами. Для этого выбрали ПО отечественные разработки — электронный архив «Этлас» версии 6.6, дополненный модулем «Веб-доступ».
После развёртывания и настройки программы работа с бухгалтерской документацией в «Ферреро Руссия» упростилась: теперь оригиналы хранятся на складе компании «Делис Архив», а доступ к ним осуществляется удалённо через электронный архив «Этлас». Такое решение помогает соблюдать все требования действующего законодательства и использовать преимущества электронного документооборота.